PDF là gì?

Chu trình làm việc với PDF

Nguyễn Thái Dũng

Adobe Portable Document Format (PDF) đã giải quyết được rất nhiều vấn đề của ngành công nghiệp in . Các cơ sở chế bản là những người đầu tiên ứng dụng các khả năng phong phú của PDF vào công việc hằng ngày. Không giống như các định dạng dữ liệu khác người ta không cần các file khác nhau cho văn bản, hình ảnh, đồ họa, fontv..v. Acrobat Distiller kết hợp tất cả vào một file duy nhất Trong quá trình tạo ra PDF. Điều này có nghĩa là file PDF không phụ thuộc vào môi trường tạo ra nó và có thể dùng PDF như định dạng gói tất cả các phần tử cần cho chế bản vào một file. Giống như một định dạng hướng đối tượng, file PDF không phụ thuộc vào độ phân giải.Tùy theo các mục đích sử dụng sau này mà các file PDF có thể được dùng ghi lên bản, film với độ phân giải cao hay giảm độ phân giải, nén để dùng trên internet hay CD-ROM.

Nguyên thủy thì PDF được Adobe phát triển dùng cho văn phòng không giấy nhưng rất nhanh chóng nó tìm được ứng dụng trong lĩnh vực chế bản . Thí dụ việc nén dữ liệu PDF là một ưu thế to lớn . Nó giảm lượng dữ liệu cho một bản kẽm hay một tấm film toàn trang từ vài GB mã Postscript thành một vài trăm MB . Nhà In Sudwest-Rolle gần Stuggart Đức cho biết trung bình lượng dữ liệu cho một bản kẽm từ 1.8 GB giảm xuống còn 140 MB . Điều này không chỉ quan trọng trong việc lưu giữ mà còn quan trọng khi chỉnh sửa hay lưu chuyển dữ liệu trên mạng.

Cũng như tất cả công nghiệp mới , bản thân định dạng file PDF cũng mang trong mình nó rất nhiều hạn chế kỹ thuật, những hạn chế này hy vọng sẽ được giải quyết trong các phiên bản mới hơn của Adobe Acrobat. Mặc dù vậy các khó khăn ngoài kỹ thuật sẽ khó giải quyết hơn nhiều khi chúng ta thay đổi một thói quen hay phải làm quen với một định dạng và chu trình làm việc mơi. Sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh trong giai đoạn giao thời như hiện nay khi chuyển sang làm việc với một chu trình dựa trên PDF.

CÁC GIẢI PHÁP TÍCH HỢP

Nếu PDF cho chúng ta rất nhiều ưu thế thì không có gì ngạc nhiên khi các nhà sản xuất thiết bị hàng đầu cũng như các công ty phát triển phần mềm đưa PDF vào các hệ thống quản trị chu trình làm việc của mình. Agfa đã tham gia vào thị trường rất sớm với hệ thống Apogee , trong khi CreoScitex và Heidelberg dùng PDF là định dạng cơ sở của hệ thống Prinergy . Một ưu điểm nổi bật của các hệ thống này là tất cả các công đoạn đều được thực hiện từ một giao diện thống nhất và việc chuyển PDF từ công đoạn này sang công đoạn khác được thực hiện một cách tự đông không cần có sự tham gia của người dùng.

Các giải pháp tích hợp từ một nhà sản xuất là lý tưởng vì các bộ phận được tối ưu với nhau. Ví dụ Agfa Apogee bao gồm 4 thành phần Agfa Create (một normalizer để tạo PDF của Agfa), Agfa Pilot (điều khiển trung tâm của toàn bộ Workflow) Apogee Printdrive (quản lý các quá trình xuất ) và InkDrive (tạo CIP 4 cho quá trình in và thành phẩm ). Toàn bộ hệ thống trên có giá thành khoảng 50.000 USD trên thị trường Mỹ không kể phần cứng và bao gồm 5 normalizer.

Prinergy là một hệ thống dạng modul, nó bao gồm normalizer, Renderer độ phân giải cao cho các máy ghi, Renderer độ phân giải thấp cho in thử, modul sao lưu backup, Trapping, trình điều khiển cho các thiết bị xuất. Các modul khác của Prinergy là modul quản trị màu, PrintLink cho việc tạo CIP 4 và tối thiểu 5 bản quyền cho client cũng như Insite là một trình client qua internet. Nền của Prinergy là một cơ sở dữ liệu Oracle quản lý và theo dõi toàn bộ các quá trình.

Đối với người dùng các ưu điểm là rõ ràng. Một hệ thống với giao diện thống nhất , các modul được thiết kế từ một nhà sản xuất và tiếp tục phát triển cũng từ một nhà cung cấp. Về nguyên tắc việc không tương thích giữa các modul là không có và người dùng sau khi được huấn luyện sẽ làm việc một cách an toàn và chắc chắn với chất lượng cao . Tất cả các công đoạn từ việc tạo PDF, kiểm tra Preflight, chỉnh sửa PDF, color management cũng như trapping, tách màu đều được điều khiển trong một hệ thống tích hợp thống nhất một cách an toàn tự động, các sai hỏng do người được giảm thiểu tối đa.

Điềi này có giá của nó,các hệ thống như trên rất mắc tiền.Các chỗ làm mới đều cần licence mỗi khi nâng cấp cũng như service contract.Mỗi khi mở rộng các hệ thống High-End sẽ sinh ra nhiều chi phí bổ sung .

Từ thực tế nên nhiều người quyết định dùng các hệ thống tích hợp mà tự mình xây dựng một hệ thống từ các sản phẩm đơn lẻ. Điều này có ngay một ưu thế là giá thành khởi điểm rất thấp nhưng đòi hỏi rất cao về kiến thức và trách nhiệm của người dùng khi [..]ng chạm đến các vấn đề của từng sản phẩm riêng biệt nhưng không được mất cái nhìn tổng thể trên toàn bộ các công đoạn . Tự họ phải phát triển các tiêu chuẩn trên từng sản phẩm riêng biệt sao cho chúng làm việc chung được với nhau cũng như việc định nghĩa từng công đoạn . Nếu điều này được thực hiện tốt thì chúng ta có một workflow rất linh hoạt nhưng giá thành cưc thấp.

CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT PDF WORKFLOW

Một PDF Workflow cũng giống như các hệ thống High-End có thể chia thành từng phần nhỏ như sau : Tạo PDF (PDF generation), Preflight, chỉnh sửa PDF, thay đổi không gian màu , chuyển sang composit (recomposing), bình trang , trapping, tách màu , ghi flim hay bản … Trong bài viết nhỏ này chúng tôi muốn giới thiệu các công cụ chuyên nghiệp có thể dùng cho các công đoạn trên.

Tạo File PDF

Tất cả bắt đầu từ việc tạo ra các file PDF phù hợp với các tiêu chuẩn dùng trong chế bản . Adobe Distiller là phần mềm cơ bản trong việc tạo PDF , Distiller có trong bộ Adobe Acrobat giá 249 USD, đó là một trình biên dịch postscript có nhiệm vụ chuyển các dữ liệu postcript sang PDF. Phiên bản mới nhất Acrobat 5.0 dùng interpreter 3011 giống như tất cả các RIP level 3 mới nhất hiện nay. Khi dùng Distiller người dùng phải thiết lập các thông số phù hợp như nén hình ảnh, xử lý fonts v..v.. , tất cả các thông số này quyết định chất lượng file PDF tạo ra. Có một cách khác là download các joboption từ website cũng cho kết quả tốt. Đây là các thông số thiết lập sằn cho các mục đích sử dụng PDF khác nhau. Một thông tin thú vị nữa là có các plug-in cho Adobe distiller để sửa một số lỗi như hairline, flatness v..v..,plug-in này có thể được download miễn phí.

Trong các hệ thống High-End nêu ở phần đầu thi normalizer đóng vai trò của Distiller . Nó cũng có các chức năng như Distiller nhưng có một giao diện khác và một số chức năng OEM. Agfa cung cấp một phiên bản đơn lẻ của normalizer là Agfa Create ( ) giá 895 USD .Nó có thể được dùng như một phần mềm độc lập và có nhiều phần phụ trợ có ích như thiết lập jobticket hay built-in preflight . mặc dù vậy người dụng phải lựa chọn giữa các ưu điểm này và các nhược điểm khác như thí dụ sau : Agfa Create 1.0 tạo ra các hình ảnh quá lớn không cần thiết . Một dữ liệu Postscript 42 MB thì Adobe Distiller (4.05) tạo ra 1.2 MB PDF trong khi Agfa Create tạo ra 13MB PDF . Mặc dù vậy dùng normalizer chúng ta sẽ bảo đảm là flie PDF đó sẽ xuất được trên hầu hết tất cả các Adobe RIP level 3.

Có rất nhiều sản phẩm khác cũng cho phép tạo ra PDF nhưng về nguyên tắc thì chúng ta không nên sử dụng, ví dụ PDF Writer là một công cụ rất phổ biến cho phép tạo PDF từ các ứng dụng bất kì . Đây là một trình ứng dụng dựa trên Macintosh Quickdraw hay Widows GDI và không dùng postscript. Khi đó nó không có khả năng biên dịch với các tiêu chuẩn dùng trong chế bản ví dụ các file EPS sẽ chỉ được biên dịch với độ phân giải màn hình . Chỉ có các trình biên dịch dùng interpreter mới thích hợp cho việc tạo PDF cho chế bản như Ghostscript một phần mềm tự do cho MAC,PC,Unix ()jaws system ( ) giá 99USD cho MAC và Windows là thích hợp nhưng nó sẽ thiếu một số chức năng. Còn nhiều các sản phẩm khác nữa như Lantana PDF creation ( ) cũng dựa trên distiller. Mặc dù vậy kết luận rút ra là Adobe Distiller với Joboption và Plug-in hay normalizer như nêu trên là thích hợp nhất cho việc tạo ra PDF.

Preflight

Một điều quan tâm đầu tiên khi làm việc trong môi trường chế bản là các file PDF phải có các thông số đúng. Kiểm tra trực quan chỉ cho phép ta thấy được các phần tử trên PDF có giống như trong các ứng dụng gốc mà thôi, muốn kiểm tra các thông số quan trọng khác như Fonts có được nhúng hay không, độ phân giải hình ảnh , không gian màu v..v.. ta cần các công cụ preflight

Các công cụ phổ biến nhất là Adobe InProduction giá 699 USD không có Acrobat ( ) và Pitstop Professional của Enfocus software giá 399 USD ( ). Cả hai đều là Plug-in của Acrobat và làm được nhiều hơn chỉ kiểm tra trực quan. Việc kiểm tra dựa trên tập hợp các thông số được định nghĩa trước gọi là Preflight profile và sau quá trình kiểm tra một biên bản được tạo ra . chức năng preflight của Agfa Create cũng là chức năng của pitstop ở dạng OEM. Pitstop tạo ra biên bản kiểm tra dạng PDF với các chỉ dẫn trực tiếp tới các lỗi trên file PDF cần kiểm tra , Adobe InProduction cũng tương tự như vậy với các hướng dẫn sửa lỗi . Mặc dù vậy các hướng dẫn này phần lớn không giúp ích gì nhiều.

Pdflnspecktor là một phần của bộ phần mềm PDF tool giá 299 USD của hãng Callas software( )cho phép xác định lỗi trực tiếp trên Acrobat bằng một cửa sổ riêng . Cũng giống như Pitstop kết quả có thể xuất thành file PDF để gửa đến khách hàng làm cơ sở cho việc trao đổi kỹ thuật sau này.

Các phần mềm độc lập như Preflight Check của Markzware hay Preflight Pro của Extensis có thể được dùng để kiểm tra PDF nhưng không phổ biến lắm . Adobe và Extensis cung cấp khả năng preflight on-line nhưng khả năng này không có ứng dụng thực tế nhiều. Lý do là người dùng phải gửi file tới website của Adobe. Trong trường hợp các file PDF nhỏ thì còn khả thi nhưng các file PDF lớn như trong chế bản thì không hiệu quả.

Sữa lỗi và hiệu chỉnh PDF

Dùng Acrobat Reader không cho phép chúng ta chỉnh sửa PDF file. Mặc khác việc chỉnh sửa PDF đặt ra câu hỏi về trách nhiệm đối với các file PDF được cung cấp vì nhưng gì có trên PDF sẽ được in ra , PDF đóng vai trò như một Digital Master File. Về nguyên tắc một file PDF được tạo ra đúng cách sẽ không có lỗi nhưng trong thực tế nhu cầu chỉnh sửa PDF là nhu cầu có thực .

PDF cung cấp cho chúng ta khả năng chỉnh sửa ở phút cuối cùng (last minute change ). Ngay bản thân phần mềm Acrobat cung cấp khả năng Touchup. Với khả năng này hìh ảnh có thể được chỉnh sửa bằng Adobe Photoshop (lưu ý phải là Photoshop 6.0) và văn bản có thể được gõ trực tiếp trong Acrobat hay các đối tượng đồ hoạ được chỉnh sửa bằng Al 9.0 . Chỉnh sửa văn bản phải lưu ý rằng ngắt dòng hay đoạn văn bản không thay đổi được .Các đối tượng được chỉnh sửa bằng Photoshop hay Al sẽ được lưa lại vào OLE của Windows hay OpenDoc của Mac.

Các phầm mềm khác cung cấp khả năng chỉnh sửa mạnh mẻ hơn như Pitstop Profressionl, ngoài việc điều chỉnh trực tiếp các đối tượng nó còn cho phép tìm kiếm và thay thế . Các khả năng của Pitstop đã trở thành tiêu chuẩn ngày nay và được các nhà sản xuất sử dụng theo cơ chế nhượng quyền.

Với Pitstop , file PDF có thể chỉnh sửa như trong một trình dàn trang thông dụng, Hầu như mọi đối tượng trong file PDF đều có thể được chỉnh sửa như thay đổi màu , nhúng fonts,vẽ lại đường cong, thay đổi thuộc tính, di chuyển vị trí v..v..Mặc dù vậy sự thay đổi là phức tạp thì tốt hơn cả là chúng ta nên làm trong trình ứng dụng gốc.

Enfocus có đua ra một dạng rút gọn của pitstop Professional đó là PowerUp PDF giá 99 USD dùng trong thiết kế . Nó có đủ các tính năng chỉnh sửa đối tượng nhưng thiếu các khả năng thay đổi toàn bộ Global change hay action list

Một phần mềm khác cũng rất phổ biền là Quite a Box of Trick QABOT của Quite Sofrware( )giá 240USD . Giống như Pitstop QABOT cũng có các chức năng thay đỗi kích thước trang, độ nén hình ảnh , và chuyển form thành dạng in được. QABOT còn có một chức năng rất quan trọng và hay được dùng nhất là chuyển đổi không gian màu từ RGB sang CMYK với ICC profile.

Một tập hợp các công cụ khác là PDF toolbox của callas software. Nó có các công cụ để crop trang PDF, đặt mark chồng màu và chức năng preflight đã nêu ở trên . Trong PDF toobox còn có chức năng PDF output có khả năng chuyển PDF sang EPS nhằm mục đích sử dụng trong các ứng dụng khác . Nó còn bao gồm PDF Batchmeister, một chức năng điều khiển disriller cới các thông số khác nhau(30 cài đặt khác nhau) hoạt động theo cơ chế hot folder.

Thay đổi không gian màu

Thay đổi không gian màu trong Acrobat là một việc không thể thực hiện nếu chỉ dùng Acrobat, việc này có thể thực hiện trong quá trình distiller nhưng nó sẽ đem lại nhiều vấn đề hơn khi sử dụng sau này.Trên thị trường có nhiều plug-in giải quyết vấn đề này . Adobe InProduction là một ví dụ, với plug-in này ta có thể thay đổi một cách tương tác dạng Batch các không gian màu từ LAB hay RGB sang CMYK hay chuyển đổi màu spot. Nó cho phép người dùng loạt bỏ hay nhúng ICC profile, nếu PDF file chứa hai spot color có cùng thông số thì InProduction cho phép nhập thành một spot color.

Các khả năng chuyển đổi màu có ít hơn trong QABOT. Công cụ này cũng chỉ chuyển đổi từ RGB sang CMYK . Nó cho phép lựa chọn ICC cho quá trình chuyển đổi.

Pitstop cho phép chuyển đổi không gian màu bất kỳ có hay không có ICC nhưng nó có vấn đề về tốc độ.

Recomposition

Tới tận thời gian gần đây thì PDF vẫn có một hạn chế rất lớn khi làm việc với các file đã tách màu , DCS 2.0, TIFF-IT hay dữ liệu CopyDot. QuarkXpress cũng là một trong những khó khăn khi nó không thể hỗ trợ trapping trong các file composit postscript là định dạng phổ biến nhất khi distiller thành PDF.

Để giải quyết vấn đề này CreoScitex cung cấp PDF Sep2comp(399 USD)hay PDF Sep2comp với Platevew (499 USD) ( ).Phần mềm này cho phép kết hợp lại các file PDF đã tách màu (merge)thành PDF composit. Điều này mở ra các khả năng rất phong phú như meger các file được thiết kế nhiều ngôn ngữ , khi đó các bản văn bản sẽ thành một bản riêng rẽ và sẽ được kết hợp theo mục đích sử dụng mà không cần phải in lại . Sep2comp có thư viện Pantone , đây là một phần của prinergy workflow nó cho phép xem từng bản tách màu của file PDF composit, tạo điều kiện kiểm tra tốt hơn các bản tách màu.

Trapping

Trapping và overprinting là một chủ thể phức tạp, tới gần đây điều này chỉ thực hiện được nếu có Adobe In-RIP Trapping hay Harlequin Easy Trap, ngược lại người dùng sẽ phải hài lòng với các khả năng của từng ứng dụng đang dùng. Những người hiện đang dùng Prinergy hay Brisque có giải pháp của họ như Prinergy Traper hay FAF của Scitex . Người dùng các hệ thống PDF tự tạo không có khả năng nào kkác ngoài các chức năng overprint của Pitstop hay phải quay ngược lại các phần mềm gốc và đi đường vòng qua Sep2Comp.

Adobe In-RIP Trapping là một opion có thể được mua kèm theo các Adobe RIP , khi đó chức năng này có thể được điều khiển trực tiếp từ InProduction.

Mới gần đây hai Prinergy Plug-in đã được cung cấp như một phần mềm độc lập đó là Supertrap và Supertrap Plus từ Heidelberg và Creoscitex. Đây là giải pháp đầu tiên và duy nhất hiện nay thực hiện trapping trên PDF. Giải thuật được dùng là giải thuật của bộ phần mềm Davinci của Heidelberg, với giải thuật này người ta có thể thực hiện Trap với tốc độ ripping từ 6-10 lần nhanh hơn In-RIP trapping của Adobe.

Bình trang

Bình toàn trang điện tử , thay thế toàn bộ quá trình montage thủ công là một công đoạn tối quan trọng của toàn bộ chu trình làm việc trong chế bản. Trong quá khứ, các phần mềm nổi tiếng như Ultimate Inpostrip, ScenicSoft Preps, Farrukh System Imposition Manager , Signastation chiếm phần lớn thị phần khi làm việc trên cơ sở postscript. Điều này có một bất lợi là chiếm quá nhiều dung lượng lưu trữ và đòi hỏi một năng lượng tính toán quá lớn của RIP.

Nhưng với PDF , tốc độ tăng lên rất nhiều thậm chí còn có thể gọi là on-the-fly vì kích thước nhỏ của file PDF. Các nhà sản xuất nêu trên đều đã cung cấp bình khả năng bình PDF trong các bộ phận mềm của mình.

Quite Imposing Plus 1.2 của Quite software (giá 569 USD)là một plug-in của Acrobat cho phép bình trang với tốc độ rất cao phù hợp với việc bình trang cho tạp chí, sách, hay tương tự. Nó có khả năng nhân bản đơn giản cho các ứng dụng như macro và dùng lại khi có nhu cầu . quite Inposing đã được ứng dụng rất thành công ở Việt Nam. Các bạn có thể thấy các sản phẩm là Tiếp Thị & Gia Đình là một sản phẩm bình toàn bộ bằng Quite Imposing Plus 1.2 . Tất cả các phần mềm bình trang đều có khả năng bình PDF nhưng sẽ có khác biệt là PDF sẽ chuyển đổi thành postscript khi bình hay vẫn giữ nguyên định dạng PDF gốc, điều này không quan trọng khi ta so sánh giá thành của các phần mềm bình trang chuyên nghiệp với Quite Imposing Plus ví dụ như Preps có giá 8.000 USD cho bản WinNT dùng cho chế bản Đối với người viết bài này thì Quite Imposing thỏa mãn các yêu cầu tối thiểu của bình trang với chi phí gần như cho không.

Tách màu

Giống như các định dạng file khác PDF cần phải tách màu trước khi ghi lên flim hay bản. Điều này có thể thực hiện được với chức năng In-RIP separation và Adobe Iproduction, Lantana’s CrackerJack hay PDF Otput Pro của Callas. Như đã nói ở trên InProduction CrackJack giá 495 USD và PDF OutputPro giá 209 USD là những Acrobat Plug-in.

PDF Output Pro có một nhược điểm là không có preview. Crackerjack cung cấp một giao diện rất rõ ràng và đầy đủ chức năng. Người dùng có thể kiểm tra trước khi xuất thông qua chức năng preview . Quá trình tách màu có thể được thực hiện tự động với hotfolder khi dùng crack Jack Pilot . Vì vậy dùng CrackJack có phần thuận tiện hơn so với InProduction chỉ có trên MAC. Một điều lưu ý là tốc độ tách màu trên PC của CrackJack cao hơn rất nhiều lần so với MAC . Chức năng tách màu spot của Cracker Jack thì InProduction là như nhau.

Tự động hóa các công đoạn

Cũng giống như các hệ thống High-End, nhiều công đoạn của một workflow tự tạo cũng có thể được tự động hóa. Khi đó ta cần các ứng dụng như Pitstop server trong đó cho phép thực hiện tự động các công đoạn như Prefligh, chỉnh sửa , tạo report, lưu vào một thư mục thành phẩm . Thư nục này có thể được kiểm soát bởi CrackerJack Pilot, nó sẽ tự động in tách màu ra các thiết bị ghi film hay bản với các thông số đặt trước . Pitstop server (giá 1.199 USD) hoạt động theo cơ chế action list trong đó các lệnh và các thông số của pitstop có thể được định nghĩa trước tùy theo người dùng hay dùng các action list có sẵn của pitstop server.

Acrobat Distiller cũng hoạt động theo cơ chế hotfolder. Ta có thể hình dung thư mục xuất của phần mềm này là thư mục nhập của phần mềm khác. Khi đó toàn bộ quá trình tạo PDF , Prefligh, chỉnh sửa , xuất sẽ được tiến hành tự động qua hotfolder. Việc chọn tự động hay tự mình làm việc với từng ứng dụng sẽ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng công việc.

Kết luận

Trên đây là các phần mềm cơ sở cho việc xây dụng một PDF workflow với chi phí thấp.

Như vậy giá thành chỉ bằng số lẻ của các hệ thống High-End và kết luận có thể được rút ra nhanh chóng . Mặc dù vậy nếu chúng ta có làm chủ được một workflow tự tạo và hiểu được PDF thì lúc đó chúng ta mới đánh giá được tại sao các hệ thống High-End có giá thành cao và các ích lợi mà nó mang lại xứng với số tiền bỏ ra.